Pekerjaan jarak jauh: Tantangan menyeimbangkan pengawasan dan privasi

Pekerjaan jarak jauh telah menjadi lebih luas di banyak industri Kanada selama pandemi COVID-19, dan anggota parlemen mulai mempertimbangkan lanskap tenaga kerja ini, mencari cara baru untuk menyeimbangkan produktivitas dan privasi.

Bulan lalu, Ontario menjadi provinsi pertama yang mengesahkan undang-undang transparansi baru yang mewajibkan perusahaan menetapkan kebijakan untuk memberi tahu karyawan mereka jika dan bagaimana mereka dipantau secara elektronik saat bekerja, baik di kantor fisik, di lapangan, atau di rumah.

RUU tersebut, yang disebut Working for Workers Act 2022, mencakup berbagai topik, termasuk menetapkan upah minimum untuk pekerja pertunjukan seperti kurir atau pekerja rideshare.

Salah satu aspek utama adalah persyaratan untuk memberi tahu karyawan tentang tingkat pengawasan elektronik yang dapat mereka harapkan di tempat kerja.

Tapi apa artinya ini? Howard Alan Levitt, seorang pengacara ketenagakerjaan dan mitra senior di perusahaan Levitt Sheikh, mengatakan kepada CTVNews.ca dalam sebuah wawancara telepon bahwa ini tidak berarti bahwa majikan berhak atas pengawasan lebih lanjut.

“Itu tidak mengubah hukum dalam hal apa yang dapat dilakukan pengusaha, tetapi mengharuskan pengusaha untuk memberi tahu [employees],” dia berkata.

Sebelumnya, pemberi kerja mungkin harus memberi tahu karyawan bahwa mereka memiliki hak untuk mengawasi dan menyimpan informasi tertentu, tetapi tidak dipaksa untuk memberi tahu karyawan saat ini terjadi atau membagikan kebijakan terperinci.

“Majikan dapat melakukan pengawasan, selalu bisa … yang sepenuhnya legal dalam 95 persen kasus,” kata Levitt. “Tapi sekarang mereka harus memberi tahu karyawan bahwa mereka melakukannya.”

Di bawah undang-undang baru, perusahaan dengan 25 pekerja atau lebih harus membuat kebijakan tertulis yang dengan jelas menguraikan cara kerja pemantauan elektronik untuk mereka.

“Kebijakan tersebut perlu memuat informasi tentang apakah pemberi kerja memantau pekerjanya secara elektronik dan, jika demikian, deskripsi tentang bagaimana dan dalam keadaan apa pemberi kerja melakukan ini,” demikian pernyataan pers dari pemerintah Ontario. “Selain itu, majikan perlu mengungkapkan tujuan pengumpulan informasi melalui pemantauan elektronik.”

Peningkatan transparansi ini berarti karyawan dapat membuat keputusan berdasarkan informasi tentang bekerja di bawah kebijakan pengawasan perusahaan, atau memungkinkan mereka menyesuaikan kebiasaan kerja mereka untuk mengakomodasi kebijakan tersebut.

Seberapa transparan seharusnya perusahaan? Haruskah karyawan dengan waspada memindai dokumen untuk detail tersembunyi, atau akankah informasi disajikan dengan jelas?

Levitt mengatakan bahwa meskipun undang-undang tersebut tidak menangani perincian tentang bagaimana pemberi kerja dimuka diminta untuk memberi tahu karyawan tentang perincian ini, kasus pengadilan sebelumnya telah menetapkan bahwa jika pemberi kerja diharuskan oleh hukum untuk membawa sesuatu ke perhatian karyawan, itu harus menjadi “sangat, sangat jelas — mereka tidak dapat menguburnya di halaman 18 dari 30 halaman dokumen dan berharap karyawan entah bagaimana melihatnya.

“Itu tidak akan menjadi kepatuhan dalam pandangan saya.”

Meskipun Ontario adalah provinsi pertama yang meloloskan jenis undang-undang khusus ini yang memerlukan kebijakan tertulis yang diberikan kepada karyawan, provinsi lain seperti Quebec, British Columbia, dan Alberta memiliki undang-undang yang sudah ada sebelumnya mengenai bagaimana sektor swasta mengumpulkan, menggunakan, dan mengungkapkan data karyawan. .

Di BC dan Alberta, pemberi kerja dapat mengumpulkan dan mengungkapkan informasi tentang karyawan, tetapi harus memberikan pemberitahuan kepada karyawan dan mengklarifikasi tujuan pengumpulan informasi pribadi tersebut. Undang-undang privasi Quebec mengenai fungsi ketenagakerjaan serupa, tetapi lebih detail untuk menyatakan bahwa pemberi kerja memerlukan alasan serius untuk melakukan apa pun yang dianggap sebagai pelanggaran privasi.

KERJA JAUH DAN PRODUKTIVITAS

Ketika sebagian besar pekerja berada di lingkungan kantor, pengawasan di tempat kerja bisa sesederhana kantor terbuka di mana rekan kerja dapat melihat layar komputer Anda setiap saat.

Tetapi sejak pandemi dimulai, sebagian besar tenaga kerja telah beralih ke pekerjaan jarak jauh, mendorong minat untuk memantau karyawan secara elektronik.

Siaran pers Ontario menyatakan bahwa 32 persen orang Kanada berusia 15-69 tahun bekerja dari rumah pada Januari 2021, dibandingkan dengan hanya empat persen pada tahun 2016, dan bahwa undang-undang baru ini tidak hanya menanggapi lonjakan pekerjaan jarak jauh, tetapi fakta bahwa bisnis mengakses teknologi baru dan lebih maju untuk memantau karyawan jarak jauh.

“Ada lebih banyak pengawasan sekarang, jadi karena itu ada lebih banyak kekhawatiran tentang pengawasan,” kata Levitt.

“Saya selalu berpikir transparansi baik untuk karyawan.”

Levitt mengakui bahwa undang-undang ini dapat menyebabkan beberapa pengusaha memutuskan untuk mengawasi karyawan mereka pada tingkat yang lebih tinggi dari sebelumnya – atau dari yang diperlukan atau diizinkan – hanya karena mereka tidak tahu bahwa mereka diizinkan untuk mengawasi mereka sama sekali sebelumnya.

“Mereka akan berkata, ‘Yah, jika karyawan harus diberi tahu bahwa kami mengawasi mereka, saya kira itu berarti kami diizinkan untuk mengawasi mereka.’ Jadi mungkin juga ada akibat dari undang-undang ini [that some] majikan akan berlebihan dan memiliki pengawasan berlebihan di luar apa yang menjadi hak mereka secara hukum,” katanya. “Jadi itu bisa menjadi aspek jaminan yang sangat merusak ini, karena seperti yang dikatakan undang-undang, Anda [as the employer] hanya perlu memberi tahu mereka dan Anda menganggap Anda bisa melakukannya, tetapi Anda mungkin menganggap lebih dari yang sebenarnya Anda miliki. ”

Banyak pengusaha mengkhawatirkan potensi penurunan produktivitas karena pekerjaan jarak jauh, kata Levitt. Dia menambahkan bahwa beberapa pengusaha dengan pengaturan kerja hibrida di Ontario bahkan mungkin mencoba menggunakan persyaratan transparansi baru ini untuk memberi insentif kepada lebih banyak karyawan untuk kembali ke kantor dengan membuat kebijakan mereka tentang pemantauan elektronik yang begitu mendalam sehingga menghalangi beberapa dari pekerjaan jarak jauh.

Tidak jelas apakah pekerjaan jarak jauh mengarah pada produktivitas yang lebih rendah atau lebih.

Sebuah survei tahun 2020 terhadap sekitar 950 karyawan yang bekerja dari jarak jauh di AS menunjukkan bahwa sebagian besar responden mengaku melakukan aktivitas di luar pekerjaan seperti memasak, menonton TV, mencuci pakaian, atau berbelanja online di beberapa titik saat bekerja dari rumah. Tetapi sementara beberapa penelitian dan tempat kerja telah menunjukkan penurunan produktivitas di tempat kerja sejak lompatan dalam pekerjaan jarak jauh, yang lain menunjukkan peningkatan.

Misalnya, sebuah penelitian yang membandingkan data produktivitas AS pada tahun 2020 setelah dimulainya pandemi dengan periode waktu yang sama pada tahun 2019 menemukan peningkatan produktivitas sebesar 47 persen.

Dan jika ada penurunan produktivitas, penyebabnya mungkin tidak sesederhana seperti karyawan yang lebih terganggu saat tidak diawasi. Satu studi di Inggris yang mengamati sebuah perusahaan dengan 1.000 karyawan menemukan bahwa jumlah rata-rata pertemuan “berkualitas rendah” yang menyita waktu karyawan telah meningkat karena pekerjaan jarak jauh.

Namun, studi ini tidak mungkin meyakinkan pengusaha untuk memberi pekerja jarak jauh lebih banyak kelonggaran dalam hal pengawasan.

Sebuah laporan tahun 2021 dari Cybersecure Policy Exchange, sebuah organisasi yang melihat masalah kebijakan publik yang terkait dengan privasi digital, melihat data tentang pengawasan kerja di Kanada sejak awal pandemi dan menemukan bahwa permintaan meningkat untuk lebih banyak pemantauan digital di tempat kerja.

“Dengan perkiraan bahwa hingga seperempat jam kerja dapat dilakukan dari jarak jauh bahkan setelah pandemi berakhir, ketegangan antara hak-hak pekerja dan kekhawatiran pengusaha dalam memastikan tenaga kerja yang aman dan produktif hanya akan meningkat,” kata laporan itu.

Karena pekerjaan jarak jauh biasanya dilakukan di rumah seseorang, dan seringkali di komputer pribadi, subjek pengawasan di tempat kerja vs. privasi bisa menjadi lebih rumit.

“Jika majikan menggunakan laptop pribadi mereka sebagai bagian mendasar dari pekerjaan mereka, majikan dapat mengatakan, ‘Saya ingin beberapa wawasan tentang apa yang Anda lakukan di waktu saya,’ dengan cara yang sama mereka akan memiliki wawasan jika mereka bekerja di kantor dan mereka memiliki supervisor yang merangkak di sekitar tempat itu, ”kata Levitt.

Dia menambahkan bahwa pemantauan elektronik untuk seorang karyawan di laptop pribadi mungkin berarti majikan dapat melihat email kerja karyawan, tetapi bukan isi dari laptop pribadi itu sendiri.

Banyak tempat kerja memiliki pengawasan elektronik minimal yang menjadi bagian dari karyawan, seperti meminta karyawan untuk check-in sepanjang hari menggunakan alat produktivitas online. Tetapi beberapa mungkin beralih ke pengawasan yang lebih mendalam.

Laporan Cybersecure menguraikan bagaimana beberapa alat untuk mengukur kinerja atau produktivitas karyawan dapat mencakup “teknologi yang memantau penekanan tombol, gerakan mata, otot wajah, nada suara, dan geolokasi.

“Sementara teknologi semacam itu sering dibahas sehubungan dengan meningkatnya penggunaannya di tempat, terutama dalam tenaga kerja manual dan pengaturan kerja berupah rendah, ekspansi mereka untuk memantau pekerja di rumah, mengingat pandemi, semakin meningkatkan kekhawatiran atas implikasinya. — di mana perbedaan antara pekerjaan dan aktivitas pribadi sering kabur, terutama melalui penggunaan perangkat dan jaringan pribadi untuk aktivitas terkait pekerjaan,” kata laporan itu.

Ini tidak berarti bahwa sebelum undang-undang transparansi baru Ontario, setiap tempat kerja di provinsi ini telah memata-matai semua yang Anda lakukan di laptop Anda selama shift kerja di rumah. Sebagian besar pengawasan yang lebih mendalam tidak mungkin dilakukan saat Anda menggunakan laptop pribadi, menurut Levitt, dan perusahaan yang memberikan laptop kerja kepada karyawan biasanya memberi tahu karyawan bahwa mereka memiliki hak untuk meninjau aktivitas pada peralatan perusahaan.

Tetapi dengan pekerjaan jarak jauh yang tampaknya tetap ada untuk sebagian besar tenaga kerja, kita dapat melihat lebih banyak perusahaan mencari cara yang lebih kuat untuk melacak karyawan saat berada di rumah — menjadikan transparansi menjadi lebih penting.

Apakah kita akan melihat lebih banyak tagihan seperti yang diperkenalkan di Ontario belum terlihat.

Menurut laporan Cybersecure, transparansi sebagai peraturan adalah langkah yang diperlukan, tetapi bukan satu-satunya bisnis dan pemerintah Kanada yang harus diambil untuk menavigasi lingkungan kerja baru ini.

Mereka merekomendasikan bahwa pengusaha memastikan pekerja memiliki waktu istirahat yang wajar yang bebas dari pemantauan elektronik dalam bentuk apa pun, serta tidak mengharapkan pekerja jarak jauh tersedia di luar jam kerja mereka, dan bahwa pengusaha harus beroperasi berdasarkan prinsip pemantauan yang paling tidak mengganggu. .

“Perlunya penelitian khusus Kanada tentang pengawasan tempat kerja sangat penting untuk menghasilkan pengetahuan lebih lanjut dan menciptakan kebijakan yang bertujuan untuk membongkar ketidakadilan struktural,” kata laporan itu.